Définition
"Rapports Express" est une fonctionnalité d'Ealico qui extrait les données (les éléments, la date du rapport, le type de contrôle et les observations) à partir d'un rapport de contrôle pour les mettre à jour automatiquement.
Utilité
"Rapports Express" permet à chaque utilisateur de gagner du temps dans la collecte, la saisie, et la mise à jour des données réglementaires suite à un contrôle sur un ou plusieurs éléments de son parc.
Pour chaque rapport validé, "Rapports Express" :
Met à jour les échéances
Met à jour les observations
Lie le rapport aux éléments
Lie le rapport aux observations
Enregistre le rapport de contrôle dans les documents
Effectue la liaison avec l'obligation documentaire
La fonctionnalité permet à l'utilisateur de se focaliser sur son cœur de métier en limitant les tâches administratives, chronophages et répétitives.
Fonctionnement
"Rapports Express" est composé des champs suivants :
Résultat de l’analyse :
Succès :
Prêts à être validés : Toutes les informations du rapport ont été extraites avec succès et aucune incohérence n'a été relevée. Vous pouvez vérifier les informations extraites et valider le rapport.
À reprendre avant validation (🟡) : Toutes les informations du rapport ont été extraites avec succès mais des incohérences ont été relevées. Vous pouvez vérifier les informations extraites, lever les incohérences et valider le rapport.
Le document a été analysé et aucune information a été relevée : le document envoyé ne correspond pas à un contrôle réglementaire présent dans Ealico, le rapport est passé directement au statut "Sans suite".
Le document a été analysé et les contrôles extraits sont déjà à jour sur Ealico : le rapport est passé directement au statut "Sans suite".
Détails du rapport :
Caractéristiques :
Nom du document
Site
Réglementations
Date d’analyse
Le rapport propose trois vues :
"Tous" : l'ensemble des éléments et échéances présents dans le rapport, qu'ils contiennent une incohérence à lever ou non.
"À compléter" : uniquement les éléments et échéances contenant une incohérence à lever avant validation.
“Relecture” : objet par objet, par ordre du rapport
Associer un élément :
Le champ "Élément lié" indique l'élément associé à l'entrée du rapport. S'il n'est pas trouvé automatiquement, vous pouvez le rechercher ou créer un nouvel élément.
La pastille "Élément vérifié" signifie que l'élément est présent dans le rapport, contrôlé et vérifié par l'inspecteur.
Pour chaque élément, trois sous-catégories sont proposées :
Échéances : échéances liées à l'élément (statut nouvelle / à faire / terminée selon l'échéance).
Observations : observations liées à l'élément (statut nouvelle / à faire / terminée selon l'observation).
Points non vérifiés : points de contrôle présents sur l'élément qui n'ont pas été vérifiés par l'inspecteur lors du contrôle.
Associer une échéance :
Élément lié : élément auquel l'échéance extraite se rattache.
Échéance correspondante : échéance associée dans Ealico.
Date de réalisation.
"Rapports Express" est décomposé en plusieurs parties :
“Tous” : Liste de tous les rapports, tous statuts confondus.
"En cours d'analyse" : Liste des rapports dont l'extraction des objets liés identifiés est en cours.
“À valider” : Liste des rapports dont l'extraction des objets liés identifiés est à valider.
"Terminés" : Liste des rapports dont la mise à jour des données est terminée.
“Sans suite” : Liste des rapports dont l’analyse n’a pas aboutie.
Vous pouvez effectuer différentes actions dans "Rapports Express" comme :
Nota : 7 jours ouvrés maximum sont nécessaires pour que Ealico publie le résultat de l'analyse du rapport.
Technologie
L’algorithme Rxpress est basé sur un OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique des Caractères) couplé à une IA (intelligence artificielle) et permet d’extraire automatiquement les données des rapports de contrôle pour les catégoriser et les intégrer directement dans la solution EALICO. Cet algorithme a été développé pour fonctionner pour tous les types de rapports, quel que soit l’organisme de contrôle, le ou les éléments contrôlés. L’algorithme Rxpress a été développé par les équipes d’Ealico uniquement pour l’application Ealico. Cette innovation est unique. C’est aujourd’hui la seule technologie capable d’extraire et de catégoriser les données de n’importe quel rapport de contrôle.