Définition
"Rapports Express" est une fonctionnalité d'Ealico qui extrait les données (les éléments, la date du rapport, le type de contrôle et les observations) à partir d'un rapport de contrôle pour les mettre à jour automatiquement.
Utilité
"Rapports Express" permet à chaque utilisateur de gagner du temps dans la collecte, la saisie, et la mise à jour des données réglementaires suite à un contrôle sur un ou plusieurs éléments de son parc. Pour chaque rapport validé, "Rapport Express" :
Met à jour les échéances
Met à jour observations
Lie le rapport aux observations
Enregistre le rapport de contrôle
Effectue la liaison avec l'obligation documentation
La fonctionnalité permet à l'utilisateur de se focaliser sur son cœur de métier en limitant les tâches administratives, chronophages et répétitives.
Fonctionnement
"Rapports Express" est composé des champs suivants :
Détails du rapport :
Caractéristiques :
Nom du fichier
Site
Statut
Résultat de l'analyse :
Succès :
Prêts à être validés : Toutes les informations du rapport ont été extraites avec succès et aucune incohérence n'a été relevée. Vous pouvez vérifier les informations extraites et valider le rapport.
À reprendre avant validation (pastille orange) : Toutes les informations du rapport ont été extraites avec succès mais des incohérences ont été relevées. Vous pouvez vérifier les informations extraites, lever les incohérences et valider le rapport.
Le document a été analysé et aucune information a été relevée : le document envoyé ne correspond pas à un contrôle réglementaire présent dans Ealico, le rapport est passé directement au statut "Terminés".
Le document a été analysé et les contrôles extraits sont déjà à jour sur Ealico : le rapport est passé directement au statut "Terminés".
Objets liés identifiés :
Échéances : liste des échéances extraites du rapport analysé par rapport express.
Non trouvées : Les échéances extraites ne sont pas trouvées.
Action : Aucune, vous devez lever les incohérences.
Présentes dans Ealico en "À faire" : Les échéances extraites sont trouvées au statut "À faire".
Action : la date d'échéance sera mise à jour.
Présentes dans Ealico en "Terminés" : Les échéances extraites sont trouvées au statut "Terminés".
Action : la date d'échéance sera corrigée.
Observations : liste des observations extraites du rapport analysé par rapport express.
Éléments non trouvés : Les éléments liés aux observations extraites ne sont pas trouvés.
Action : Aucune, vous devez lever les incohérences.
Nouvelles : Les observations sont présentes dans le rapport mais ne sont pas trouvées dans Ealico.
Action : Les observations seront créées.
Présentes dans Ealico en "À faire" : Les observations extraites sont trouvées au statut "À faire".
Action : Les observations resteront au statut "À faire".
Présentes dans Ealico en "Terminés" : Les observations extraites sont trouvées au statut "Terminées".
Action 1 (par défaut): Les observations seront créées.
Action 2 : Les observations seront changées au statut "À faire".
Présentes dans Ealico en "Sans suite" : Les observations extraites sont trouvées au statut "Sans suite".
Action : Les observations resteront au statut "Sans suite".
Absentes du rapport et présentes dans Ealico : Les observations ne sont pas présentes dans le rapport mais sont trouvées au statut "À faire".
Action : Les observations seront changées au statut "Terminés".
Éléments supplémentaires : liste des éléments extraits du rapport analysé par le rapport express.
Non trouvés : Les éléments extraits ne sont pas trouvés.
Action : Aucune, vous devez lever les incohérences.
Présents dans Ealico : Les éléments extraits sont trouvés.
Action : Lier le document à l'élément.
"Rapports Express" est décomposé en plusieurs parties :
“Tous” : Liste de tous les rapports express, tous statuts confondus.
"En cours d'analyse" : Liste des rapports express dont l'extraction des objets liés identifiés est en cours.
“À valider” : Liste des rapports express dont l'extraction des objets liés identifiés est à valider.
"Terminés" : Liste des rapports express dont la mise à jour des données est terminée.
Vous pouvez effectuer différentes actions dans "Rapports Express" comme :
Nota : 7 jours ouvrés maximum sont nécessaires pour que Ealico publie le résultat de l'analyse du rapport.
Dans quel pack ?
La fonctionnalité "Rapports Express" est une option. Elle est disponible pour les packs Pro et Corpo.
Technologie
L’algorithme Rxpress est basé sur un OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique des Caractères) couplé à une IA (intelligence artificielle) et permet d’extraire automatiquement les données des rapports de contrôle pour les catégoriser et les intégrer directement dans la solution EALICO. Cet algorithme a été développé pour fonctionner pour tous les types de rapports, quel que soit l’organisme de contrôle, le ou les éléments contrôlés. L’algorithme Rxpress a été développé par les équipes d’Ealico uniquement pour l’application Ealico. Cette innovation est unique. C’est aujourd’hui la seule technologie capable d’extraire et de catégoriser les données de n’importe quel rapport de contrôle.