Introduction
La gestion des contrôles réglementaires est un enjeu clé pour assurer la conformité et la sécurité au sein de toute organisation. Ce guide présente de manière concise le Cycle des contrôles, depuis la planification jusqu’à la validation des interventions.
L’objectif : vous aider à piloter efficacement vos obligations réglementaires grâce à un outil fiable et adapté.
Les 7 étapes du Cycle des contrôles
La gestion des contrôles réglementaires s’inscrit dans un cycle continu : de la préparation des contrôles à la mise en conformité, chaque étape contribue à garantir la sécurité et la conformité de vos installations.
Voici les 7 étapes essentielles pour structurer vos contrôles, respecter les échéances, centraliser les preuves de conformité et faciliter vos audits.
1) Éléments à rendre actifs
Certains de vos éléments apparaissent encore au statut “Au brouillon” ou “À catégoriser”. Les rendre “Actifs” permet de finaliser leur paramétrage et de les intégrer pleinement au suivi réglementaire dans Ealico.
Si l’élément est au statut “Au brouillon”
Ce statut signifie que la création n'a pas été finalisée.
L’élément n’est pas encore considéré comme mis en service, car toutes ses caractéristiques techniques ne sont pas complétées (ex. date de mise en service, domaine réglementaire, organisme de contrôle, etc.).
Une fois ces informations renseignées, vous pouvez modifier le statut de l’élément pour le passer à “Actif”, afin que les contrôles soient générés automatiquement.
🔗 Ressources utiles :
Si l’élément est au statut “À catégoriser”
Ce statut concerne les éléments issus d’une GMAO.
Vous devez sélectionner la réglementation correspondante (ex. Électricité, Levage, ESP, etc.) afin de pouvoir exploiter les données réglementaires associées.
Une fois la réglementation définie, vous pourrez ensuite compléter les caractéristiques obligatoires et changer le statut en “Actif” pour intégrer l’élément au suivi des échéances.
🔗 Ressources utiles :
2) Échéances à planifier
Planifier vos contrôles correspond à organiser et anticiper vos interventions de contrôle afin de garantir un suivi réglementaire rigoureux et éviter tout retard d'échéance.
Si le contrôle n’a pas encore été planifié
L’échéance apparaît dans la liste des “Échéances à planifier”. Cela signifie qu’aucune intervention de contrôle n’a encore été créée pour cet équipement.
Vous devez alors lier l’échéance à une intervention de contrôle (existante ou nouvelle) afin d’enregistrer les dates prévisionnelles et les acteurs concernés (organisme, prestataire, interne…).
🔗 Ressources utiles :
👉 Consulter les échéances “À planifier”
👉 Lier à une intervention de contrôle
👉 Télécharger les entrées d’agenda des interventions de contrôle
Si une intervention de contrôle existe déjà
Lorsque le contrôle a été planifié, il est possible de modifier ou compléter les informations de l’intervention : date, périmètre, statut, pièces jointes, etc.
Cela permet d’assurer un suivi précis des échéances et de préparer le terrain pour la réception du rapport une fois le contrôle réalisé.
🔗 Ressources utiles :
3) Interventions de contrôle à valider
Valider une intervention de contrôle permet de confirmer que le contrôle prévu a bien été réalisé et d’assurer la traçabilité complète des opérations dans Ealico.
Cette étape garantit que les informations du terrain (dates, prestataire, etc.) sont correctement enregistrées avant la réception du rapport.
Si le contrôle a bien été réalisé
Lorsque l’intervention s’est déroulée comme prévu, vous pouvez la valider pour indiquer que le contrôle est terminé.
Cette action met automatiquement à jour les échéances associées et facilite la gestion du rapport de contrôle à venir.
🔗 Ressources utiles :
👉 Valider une intervention de contrôle
👉 Ajouter une note dans “Interventions de contrôle”
Si une ou plusieurs échéances n’ont pas été réalisées
Dans le cas où certaines échéances prévues n’ont finalement pas été contrôlées, il convient de retirer ces échéances de l’intervention avant de valider. Cela permet de conserver un historique clair et d’éviter toute confusion lors du suivi des rapports.
🔗 Ressources utiles :
4) Rapports en attente de réception
Vous avez mis à jour la date de réalisation d’une échéance afin de confirmer que le contrôle a bien été effectué, mais le rapport de contrôle n’a pas encore été reçu ou rattaché dans Ealico. Selon votre situation, voici les actions à effectuer :
Si le rapport de contrôle a bien été reçu
Dans ce cas, il convient de l’enregistrer manuellement dans Ealico ou de le lier via la fonctionnalité “Rapports express”.
🔗 Ressources utiles :
Si le contrôle n’a pas été réalisé
Si l’élément n’a finalement pas été contrôlé, il est important de le notifier dans Ealico afin que le rapport ne reste pas indûment “en attente de réception”.
🔗 Ressources utiles :
👉 Mettre le statut “Sans suite”
5) Rapports Express à valider
Valider vos Rapports Express permet de mettre à jour automatiquement les données réglementaires de l’ensemble des équipements identifiés dans le rapport, à la suite de l’analyse effectuée par notre intelligence artificielle. Cette étape garantit que les contrôles réalisés sont bien pris en compte dans Ealico et rattachés aux bons équipements.
Si le rapport a été correctement analysé
Lorsque l’analyse automatique a correctement identifié tous les équipements et informations du rapport, vous pouvez valider directement le Rapport Express.
Les données des contrôles (dates, observations, statuts…) seront alors mises à jour sur l’ensemble des objets liés.
🔗 Ressources utiles :
👉 Consulter les Rapports Express "À valider"
Si des incohérences sont détectées
Dans certains cas, le rapport peut contenir :
des équipements non reconnus (nouveaux ou mal orthographiés),
ou des erreurs d’identification sur le rapport empêchant la mise à jour automatique.
Ces éléments génèrent des incohérences qu’il est nécessaire de corriger manuellement avant de pouvoir valider le rapport. Une fois les corrections effectuées, la validation devient possible et le rapport est alors intégré dans le suivi réglementaire.
🔗 Ressources utiles :
6) Observations à planifier
Planifier vos observations correspond à structurer les actions correctives nécessaires à la levée des non-conformités identifiées lors des contrôles. Chaque observation doit être associée à un plan d’action, même si sa levée n’est pas immédiate. Cela permet de démontrer la maîtrise du risque et d’assurer la traçabilité du traitement en cas d’audit.
Si l’observation n’a pas encore de plan d’action
L’observation apparaît dans la liste des “Observations à planifier”. Cela signifie qu’aucune action corrective n’a encore été définie.
Vous devez alors créer un plan d’action contenant au minimum :
un responsable chargé du suivi,
une date limite de levée (objectif à atteindre),
et un type d’action (réparation, hydraulique, rebut, remplacement, etc.).
Ces informations permettent de justifier la maîtrise de la non-conformité, même si la levée n’a pas encore été réalisée.
🔗 Ressources utiles :
👉 Modifier le type d’action d’une observation
Si le plan d’action est défini
Lorsque le plan d’action a été créé, vous pouvez lier l’observation à une intervention de maintenance afin de planifier sa levée.
Cela garantit la traçabilité des opérations correctives et assure le suivi jusqu’à la clôture du plan d’action.
🔗 Ressources utiles :
7) Interventions de maintenance à valider
Valider une intervention de maintenance permet de confirmer la réalisation des actions correctives prévues dans le plan d’action et d’assurer la traçabilité complète des opérations dans Ealico.
Si l’intervention a bien été réalisée
Lorsque les actions prévues ont été menées à bien, vous pouvez valider l’intervention pour indiquer que la levée de l’observation est terminée. Cette action met automatiquement à jour le statut de l’observation et clôture le plan d’action associé.
🔗 Ressources utiles :
👉 Consulter les interventions de maintenance “À valider”
Si une ou plusieurs observations n’ont pas été traitées
Dans le cas où certaines observations prévues dans l’intervention n’ont pas pu être levées, il convient de :
retirer ces observations de l’intervention avant de la valider, afin de conserver un historique clair,
mettre à jour le plan d’action (nouvelle date, priorité, type d’action),
et planifier une nouvelle intervention pour leur traitement ultérieur.
🔗 Ressources utiles :
👉 Retirer une observation d’une intervention de maintenance
👉 Ajouter une note dans “Interventions de maintenance”
Besoin d’aide ?
N’hésitez pas à consulter les autres guides et articles de notre Centre d’aide ou à contacter notre équipe support via le chat intégré à Ealico.