La gestion des contrôles réglementaires est un enjeu clé pour assurer la conformité et la sécurité au sein de toute organisation. Ce guide présente de manière concise le Cycle des contrôles, depuis la planification jusqu’à la validation des interventions.

L’objectif : vous aider à piloter efficacement vos obligations réglementaires grâce à un outil fiable et adapté.

Voici les 7 étapes essentielles pour structurer vos contrôles, respecter les échéances, centraliser les preuves de conformité et faciliter les audits :

Rendre “Actif” vos éléments correspond à traiter vos éléments au statut “Au brouillon” et “À catégoriser”.

Un élément au statut “Au brouillon” n’a aucunes échéances de contrôles renseignées sur Ealico, c’est un élément dont les caractéristiques ne sont pas toutes complétées pour pouvoir considérer la mise en service et le statut “Actif” de celui-ci.

Un élément “À catégoriser” est un élément issu de votre GMAO, vous devez choisir la réglementation à laquelle il appartient afin de pouvoir exploiter les données réglementaires en lien.

🔗 Ressources utiles :

👉 Mettre le statut "Actif"

👉 Catégoriser des éléments

👉 Ajouter une note dans “Éléments”

Planifier ses échéances correspond à assurer un suivi réglementaire rigoureux. Anticiper vos interventions de contrôles vous permet d’assurer la conformité réglementaire de vos équipements.

🔗 Ressources utiles :

👉 Consulter les échéances “À planifier”

👉 Utiliser le "Filtre global" dans "Échéances"

👉 Lier à une intervention de contrôle

👉 Créer une intervention de contrôle

👉 Modifier une intervention de contrôle

👉 Ajouter une échéance à une intervention de contrôle

👉 Télécharger les entrées d’agenda des interventions de contrôle

Valider vos interventions de contrôles vous permet de confirmer la réalisation des interventions prévues et assurer la traçabilité des opérations effectuées.

🔗 Ressources utiles :

👉 Retirer une échéance d'une intervention de contrôle

👉 Valider une intervention de contrôle

👉 Ajouter une note dans “Interventions de contrôle”

Vous avez mis à jour la date de réalisation d’une échéance afin de confirmer que le contrôle a bien été effectué, mais le rapport de contrôle n’a pas encore été reçu ou rattaché dans Ealico. Selon votre situation, voici les actions à effectuer :

Dans ce cas, il convient de l’enregistrer manuellement dans Ealico ou de le lier via la fonctionnalité “Rapport express”.

🔗 Ressources utiles :

👉 Déposer un rapport

👉 Assigner un document à une obligation documentaire

👉 Mettre le statut “Validées”

Si l’élément n’a finalement pas été contrôlé, il est important de le notifier dans Ealico afin que le rapport ne reste pas indûment “en attente de réception”.

🔗 Ressources utiles :

👉 Annuler un contrôle

👉 Mettre le statut “Sans suite”

Valider vos Rapports Express après le résultat de l'analyse faite via notre IA vous permet de pour mettre à jour les données sur l'ensemble des objets liés identifiés de manière automatique.

🔗 Ressources utiles :

👉 Consulter les Rapports Express "À valider"

👉 Valider un rapport

👉 Lever les incohérences

Planifier de manière structurée les actions nécessaires à la levée de l’observation correspond à créer une intervention de maintenance, afin d’assurer une traçabilité des opérations, et une résolution conforme aux procédures établies.

🔗 Ressources utiles :

👉 Consulter les observations “À planifier”

👉 Lier une intervention de maintenance à une observation

Valider vos interventions de maintenance vous permet de confirmer la réalisation des interventions et assurer la traçabilité des opérations effectuées dans le but d’une résolution conforme aux procédures établies.

🔗 Ressources utiles :

👉 Consulter les interventions de maintenance “À valider”

👉 Valider une intervention de maintenance

👉 Ajouter une note dans “Interventions de maintenance”

👉 Mettre le statut "Terminée"

N’hésitez pas à consulter les autres guides et articles de notre Centre d’aide ou à contacter notre équipe support via le chat intégré à Ealico.