Quelles sont les informations que contient un document ?

Dans Ealico, vous pouvez centraliser vos documents au format numérique ".pdf" afin d'éviter les aller-retour en salle archive. Lorsque vous intégrez un document, vous allez pouvoir saisir un certain nombre d'information :

  • Les informations du documents : nom du document, commentaire, date de création, choix du dossier, sélection du fichier, statut du fichier...

  • Les obligations liées : si ce document concerne une ou plusieurs obligations documentaires d'un ou plusieurs éléments, vous allez pouvoir effectuer les liaisons avec le document intégré.

  • Les éléments liés : si ce document concerne un ou plusieurs éléments dans votre suivi, vous allez pouvoir effectuer les liaisons avec le document intégré.

Comment accéder à mes documents ?

L'ensemble des documents sont dans la documentation de la thématique réglementaire à laquelle l'élément appartient. Prenons l'exemple des éléments dans la thématique levage. Pour accéder à vos documents dans cette thématique, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes documents"

    1. Sélectionner la vue par dossier

    2. Sélectionner la vue par fichier

Comment ajouter un document ?

Ajouter un document depuis la documentation

Prenons l'exemple d'un élément (poste technique : BA; numéro équipement : CHAR002) dans la thématique levage sur lequel je souhaite ajouter un document de type "notice d'instruction". Pour ajouter un document, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes documents"

  4. Cliquer sur "Ajouter un document"

  5. Remplissez les champs concernant les informations du document (nom du document, dossier dans lequel le document doit être rangé - "notice d'instruction" dans notre exemple, statut du document, commentaire, ...).

    Précision : Si le document a le statut enregistré sur Ealico, vous devez ajouter votre fichier.

  6. Remplissez les champs concernant les obligations documentaires liées

    1. Saisir l'identification de votre élément

    2. Choisir l'obligation que le document justifie (notice d'instruction de l'élément CHA002)

    3. Cliquer sur ajouter la liaison

      Précision : Si le document justifie plusieurs obligations, vous devez répéter l'opération pour chaque obligation.

  7. Remplissez les champs concernant les éléments liés

    1. Saisir l'identification de votre élément

    2. Choisir l'obligation que le document justifie

    3. Cliquer sur ajouter la liaison

      Précision : Si le document est lié à plusieurs élément, vous devez répéter l'opération pour chaque élément.

  8. Cliquer sur "Enregistrer le document"

Conseil : Si ce document correspond à la même obligation documentaire sur plusieurs éléments, nous vous conseillons d'utiliser les actions groupées sur les obligations documentaires.

Ajouter un document depuis le suivi

Prenons l'exemple d'un élément (poste technique : BA; numéro équipement : CHAR002) dans la thématique levage sur lequel je souhaite ajouter un document de type "notice d'instruction". Pour ajouter un document à cet élément, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Suivi"

  3. Filtrer pour obtenir l'élément sur lequel vous souhaitez ajouter un document (CHAR002 dans notre cas)

  4. Cliquer sur l'icône 📄 puis sur "Documents associés"

  5. Cliquer sur "Ajouter un document"

  6. Remplissez les champs concernant les informations du document (nom du document, dossier dans lequel le document doit être rangé - "notice d'instruction" dans notre exemple, statut du document, commentaire, ...)

    Précision : Si le document a le statut enregistré sur Ealico, vous devez ajouter votre fichier.

  7. Remplissez les champs concernant les obligations documentaires liées

    1. Saisir l'identification de votre élément

    2. Choisir l'obligation que le document justifie (notice d'instruction de l'élément CHA002)

    3. Cliquer sur ajouter la liaison

      Précision : Si le document justifie plusieurs obligations, vous devez répéter l'opération pour chaque obligation.

  8. Remplissez les champs concernant les éléments liés

    Précision : La liaison avec l'élément est faite automatiquement, si ce document est lié à plusieurs élément, vous devez répéter l'opération pour chaque élément.

    1. Saisir l'identification de votre élément

    2. Choisir l'obligation que le document justifie

    3. Cliquer sur ajouter la liaison

  9. Cliquer sur "Enregistrer le document"

Conseil : Si ce document correspond à la même obligation documentaire sur plusieurs éléments, nous vous conseillons d'utiliser les actions groupées sur les obligations documentaires.

Comment visualiser un document ?

Prenons l'exemple d'un document nommé "Notice d'instruction Chariot" dans la thématique levage. Pour visualiser un document, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Accéder au document (via suivi ou via mes documents)

  3. Cliquer sur l'icône 🖊️

  4. L'onglet de visualisation s'affiche sur votre écran

La visualisation est disponible seulement pour les documents qui sont au format ".pdf". Si votre document a un format autre, vous pouvez à tout moment le télécharger en cliquant sur télécharger.

Comment modifier les informations d'un document ?

Prenons l'exemple d'un document nommé "Notice d'instruction Chariot" dans la thématique levage. Pour visualiser un document, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Accéder aux documents (via "suivi" ou via "mes documents")

  3. Cliquer sur l'icône 🖊️

  4. Effectuer les modifications dans les informations du document

  5. Cliquer sur "Enregistrer les modifications"

A cet étape, vous pouvez également ajouter des liaisons avec des éléments et/ou des obligations documentaires.

Comment filtrer mes documents ?

Il arrive souvent d'avoir besoin de consulter un type de document ou les documents liés à un élément. Prenons l'exemple d'un élément (poste technique : BA; numéro équipement : CHAR002) dans la thématique levage. Pour accéder aux documents liés à cet élément, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes documents"

  4. Sélectionner la vue par fichier ou par dossier

  5. Ajouter le filtre de votre choix ("CHAR002" dans "numéro équipement" dans notre exemple)

Les résultats obtenus sont l'ensemble des documents auxquels mon élément est lié. Dans notre cas, un seul document était lié à mon élément.

Il est également possible de filtrer par "nom du document" ou "nom de dossier" en utilisant le filtre "filtrer par" et en saisissant votre recherche.

Comment supprimer un document ?

Prenons l'exemple d'un document nommé "Notice d'instruction Chariot" dans la thématique levage. Pour supprimer un document, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes documents"

  4. Sélectionner la vue par fichier

  5. Filtrer les documents (on entre le nom du document dans le "filtrer par")

  6. Cliquer sur l'icône 🖊️

  7. Cliquer sur "supprimer"

Attention lorsque vous supprimez un document il n'est pas possible de faire machine arrière et il sera impossible pour nous de vous remettre à disposition.

Pourquoi utiliser les documents ?

Les documents vous permettent de suivre sur tout le cycle de vie de chaque élément la documentation qui leur est associée.

Pour faciliter votre accès à vos documents et mettre en place facilement un plan d'action, il y a 4 statuts de document :

  • Enregistrer sur Ealico

  • Archivé en interne

  • Perdu

  • En attente de réception

Vous avez ainsi une vision claire sur la documentation de chaque élément.

Quels sont les avantages des documents ?

Grâce aux documents, vous pouvez lier un seul document qui répond a plusieurs obligations sur un ou plusieurs éléments en même temps. Ainsi, cela vous évitera d'enregistrer plusieurs fois le même document pour différents élément (gain de temps) et vous permettra d'économiser du stockage documentaire (gain économique et environnemental).

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