Tableau de bord
Définition
Le "Tableau de bord" également appelé dashboard en anglais, est un outil de gestion qui permet de visualiser de manière synthétique et intuitive des informations clés et des indicateurs de performance.
Utilité
Le "Tableau de bord" facilite la prise de décision et permet à chaque utilisateur de suivre l'évolution de la conformité en temps réel ou sur une période donnée.
Fonctionnement
Le "Tableau de bord" est composé des indicateurs suivants :
"Mes échéances" : Indique le pourcentage de conformité vis-à-vis des échéances, le nombre d'échéances en retard, à venir dans les 30 jours et dans les 6 mois sur une ou l'ensemble des thématiques réglementaires.
"Mes observations" : Indique le pourcentage de conformité vis-à-vis des observations, le nombre d'observation à faire, avec le nombre d'observation non conforme et critique sur une ou l'ensemble des thématiques réglementaires.
"Mes rapports" : Indique le nombre de Rapports Express en cours d'analyse et à valider, le nombre de rapports de contrôles manquants et ceux manquants depuis plus de 3 mois sur une ou l'ensemble des thématiques réglementaires.
"Mes accomplissements" : Indique le nombre d'échéances, d'observations et d'obligations documentaires levées de l'année en cours sur une ou l'ensemble des thématiques réglementaires.
"Conformité globale" : Indique le pourcentage de conformité global.
"Mes réglementations" : Indique le pourcentage par thématique réglementaire.
"Échéances et observations à venir" : diagramme représentant les échéances et les observations à venir dans le mois, à 6 mois ou à 12 mois.
Suivi
Définition
Le "Suivi" est une liste composée des données des éléments appartenant une thématique réglementaire.
Utilité
Le "Suivi" permet à chaque utilisateur de consulter la liste des éléments, de partager les informations des éléments avec les différents acteurs et de maintenir à jour les éléments et leurs caractéristiques.
Fonctionnement
Vous pouvez effectuer différentes actions dans le "Suivi" comme :
Échéances
Définition
Les "Échéances" sont un des piliers fondamentaux de la conformité d'un élément puisque pour qu'un équipement soit conforme il faut réaliser les contrôles avant la date d'échéance. Une échéance est une date butoir à laquelle une intervention de contrôle doit être réalisée pour vérifier l'intégrité d'un élément. Elle est calculée à partir d'une périodicité régie par les textes réglementaires, des exigences du fabricant ou des exigences de votre entreprises.
Utilité
Les "Échéances" permettent à chaque utilisateur de planifier les interventions de contrôle, de mettre à jour les dates d'échéances de contrôle sur chaque élément et de définir automatiquement les prochaines échéances.
Fonctionnement
Vous pouvez effectuer différentes actions dans les "Échéances" comme :
Observations
Définition
Les "Observations" sont un des piliers fondamentaux de la conformité d'un élément puisque pour qu'un équipement soit conforme il faut qu'il n'ait aucune observation entrainant une non-conformité. Une observation est une anomalie, une remarque, une réserve qui est émise par un inspecteur lors d'un contrôle et qui est présente sur le rapport de contrôle d'un élément. Elle peut entrainer une non-conformité ou non.
Utilité
Les "Observations" permettent à chaque utilisateur de mettre en place un plan d'action de mise en conformité, diffuser les observations à faire aux différents intervenants et documenter la levée des observations.
Fonctionnement
Vous pouvez effectuer différentes actions dans les "Observations" comme :
Documentation
Définition
La "Documentation" est un des piliers fondamentaux de la conformité d'un élément puisque pour qu'un équipement soit conforme il faut posséder les documents justifiant les obligations documentaires imposées par les textes législatifs en vigueur.
Utilité
La "Documentation" permet à chaque utilisateur de gérer les documents et les obligations pour assurer la conformité documentaire.
Fonctionnement
La "Documentation" est décomposé en deux parties :
Mes obligations : Accéder à la liste de des documents imposés par la règlementation pour chaque élément.
Mes documents : La gestion électronique des documents permet de stocker en ligne tous vos documents pour les retrouver plus efficacement.
Rapport Express
Définition
"Rapport Express" est une fonctionnalité d'Ealico qui extrait les données (les éléments, la date du rapport, le type de contrôle et les observations) à partir d'un rapport de contrôle pour les mettre à jour automatiquement.
Utilité
"Rapport Express" permet à chaque utilisateur de gagner du temps dans la collecte, la saisie, et la mise à jour des données réglementaires suite à un contrôle sur un ou plusieurs éléments de son parc. Pour chaque rapport collecté, "Rapport Express" :
Met à jour les échéances ;
Met à jour les nouvelles observations ;
Lie le rapport aux observations ;
Enregistre le rapport de contrôle ;
Effectue la liaison avec l'obligation documentation.
La fonctionnalité permet à l'utilisateur de se focaliser sur son cœur de métier en limitant les tâches administratives chronophages et répétitives.
Fonctionnement
Vous pouvez effectuer différentes actions dans le "Rapport Express" comme :
Veille
Définition
La "Veille" est un processus de surveillance et de suivi des évolutions, des modifications et des mises à jour des règlements, des lois, des directives et d'autres textes juridiques qui régissent le suivi de vos éléments.
Utilité
La "Veille" permet à chaque utilisateur d'accéder aux textes réglementaires pour connaître et comprendre les textes ou rechercher des informations précises sur la périodicité d'un élément ou les modalités des contrôles.
Fonctionnement
La "Veille" est composé de l'ensemble des textes réglementaires en vigueur sur la thématique réglementaire sélectionnée.
Vous pouvez effectuer différentes actions dans la "Veille" comme :
Reporting
Définition
Le "Reporting" est un outil de synthèse de données qui permet de visualiser de manière synthétique et intuitive des informations clés et des indicateurs de performance.
Utilité
Le "Reporting" permet à chaque utilisateur d'obtenir informations pertinentes, d'évaluer la performance et de suivre les progrès.
Fonctionnement
Vous pouvez effectuer différentes actions dans le "Reporting" comme :
Support
Définition
Le "Support" est une équipe qui répond à toutes vos questions et met à votre disposition les ressources nécessaires. Comme tous les salariés d’Ealico, l’équipe support est implantée en France.
Utilité
Le "Support" permet à chaque utilisateur d'obtenir des réponses à toutes les problématiques rencontrées au quotidien.
Fonctionnement
Le "Support" est décomposé en deux parties :
Le chat : Il vous suffit de poser une question et notre équipe support y répond. L’équipe support est composée d’ingénieurs industriels qui connaissent le terrain et comprennent les problématiques des industriels. Une équipe juridique, à proximité de l’équipe support, les aide à vous fournir les réponses justes aux questions que vous vous posez sur vos obligations réglementaires.
La base de connaissance : Il vous suffit de rechercher un article d'aide. Toutes les fonctionnalités sont expliquées dans la base de connaissance. Chaque article est composé de vidéos, images et explications succinctes qui vous permettront d’obtenir vos réponses rapidement.