Qu'est-ce qu'une obligation documentaire ?

Lorsqu'un élément est intégré dans Ealico l'algorithme détermine automatiquement si l'élément est soumis ou non à la réglementation. Si cet élément est soumis à la réglementation, en plus d'un périodicité de contrôle spécifique, un certain nombre d'obligations documentaires peuvent être imposées.

On entend par obligation documentaire, la nécessité de possession par l'exploitant d'un ou plusieurs documents pour répondre aux exigences des textes législatifs en vigueur.

Comment Ealico détermine les obligations documentaires ?

Prenons l'exemple d'un éléments dans la thématique "levage" soumis à l'arrêté du 1 mars 2004.

Dans l'article 3-b), il est écrit que "Le chef d'établissement doit tenir à la disposition des personnes qualifiées chargées des examens, essais et épreuves à réaliser les documents nécessaires, tels que la notice d'instructions du fabricant, la déclaration ou le certificat de conformité, les rapports des vérifications précédentes et le carnet de maintenance de l'appareil".

Ainsi, si votre élément est soumis à cet arrêté, Ealico vous générera les obligations documentaires suivantes :

Comment accéder à mes obligations documentaires ?

Les obligations documentaires sont définies pour chaque élément dans chaque la thématique réglementaire à laquelle il appartient. Prenons l'exemple des éléments dans la thématique levage. Pour accéder à vos obligations documentaires, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes obligations"

Comment filtrer mes obligations documentaires ?

Il arrive souvent d'avoir besoin de vérifier les justificatifs de mes obligations documentaires liées à un élément. Prenons l'exemple d'un élément (poste technique : BA; numéro équipement : CHAR002) dans la thématique levage. Pour accéder aux obligations liées à cet élément, il vous suffit de :

  1. Choisir la réglementation souhaitée (levage dans notre cas)

  2. Cliquer sur "Documentation"

  3. Cliquer sur "Mes obligations"

  4. Ajouter le filtre de votre choix ("CHAR002" dans notre exemple)

Les résultats obtenus sont l'ensemble des obligations documentaires auxquelles mon élément est soumis.

Pourquoi utiliser les obligations documentaires ?

Les obligations documentaires vous permettent de connaitre la situation administrative de chaque élément.

A chaque obligation documentaire, vous allez pouvoir lier un ou plusieurs documents pour justifier que vous possédez bien les justificatifs associés à l'obligation.

Pour faciliter votre traitement des obligations documentaires, il y a 2 statuts :

  • à valider : concerne les obligations sur lesquelles vous devez rassembler les documents justificatifs.

  • validées : concerne les obligations dont vous êtes en capacité de fournir un ou plusieurs justificatifs (papier ou numérique) en cas de contrôle, d'audit, d'inspection...

Vous avez ainsi une vision claire sur la situation administrative de chaque élément.

Quels sont les avantages des obligations documentaires ?

Grâce aux obligations documentaire, vous pouvez lier un seul document qui répond a plusieurs obligations sur un ou plusieurs éléments en même temps. Ainsi, cela vous évitera d'enregistrer plusieurs fois le même document pour différents élément (gain de temps) et vous permettra d'économiser du stockage documentaire (gain économique et environnemental).

Ealico, "Un présent maîtrisé pour un futur plus sûr !"

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